[Advanced Filter] Cách lọc dữ liệu nâng cao trong Excel

Trong thực tế, nhiều trường hợp chúng ta phải làm việc với những bảng tính lớn dài hàng nghìn dòng (hàng). Vì thế việc quản lý, lọc, thống kê, phân tích, … dữ liệu sẽ tốn nhiều công sức và thời gian hơn rất nhiều.

Biết được điều này nên Excel đã cung cấp cho chúng ta tính năng Filter nhằm giải quyết vấn đềnêu trên. Tính năng này chỉ hiển thị cho những dòng dữ liệu thỏa mãn tiêu chí hoặc điều kiện do bạn thiết lập từ trước.

mặc khác, khi cần lọc dữ liệu với các điều kiện phức tạp thì Filter không thể đáp ứng được. Mà để thực hiện được thì bạn cần phải dùng đến tính năng Advanced Filter (Lọc dữ liệu nâng cao).

#1. dùng “Text – Number – Date Filters” để lọc dữ liệu

Bạn khả năng lọc dữ liệu nâng cao bằng tính năng Text - Number - Date Filters hoặc dùng Criteria range. Ở đây nếu dùng tính năng Text - Number -Date Filters thì chúng ta cần chú ý đến kiểu dữ liệu trong cột.

• Text Filters: Kiểu chuỗi
• Number Filters: Kiểu số
• Date Filters: Kiểu ngày

// Đọc thêm: tìm hiểu thông tin về các kiểu dữ liệu trong Excel

1.1. Các bước thực hiện như sau:

+ Bước 1: Chọn 1 ô bất kì trong danh sách hoặc chọn toàn bộ danh sách.

+ Bước 2: Chọn thẻ Data => trong nhóm Sort & Filter => và chọn Filter.

tách số ra khỏi chữ trong excel

file excel bị khóa không chỉnh sửa được

đánh số thứ tự tự đông trong excel

tài liệu học excel 2007

tạo qr code bằng excel

viết chỉ số trên trong excel

đếm số lần lặp lại trong excel

lập trình vba trong excel 2007

phá mật khẩu file excel

hàm value trong excel là gì

tắt mở chế độ xem trước preview pane trong windows

+ Bước 3: Chọn nút

tại tiêu đề cột muốn lọc => chọn Text/ Number/ Date Filter => chọn Custom Filter… Khai báo các điều kiện lọc trong hộp thoại Custom AutoFilter.

• “Tên học phần” là cột mình muốn lọc.
• ⁽ⁱ⁾ chọn “phép thứ nhất” rất cần thiết.
• ^(i’) nhập điều kiện thứ nhất.
• ⁽ⁱⁱ⁾ chọn “phép thứ nhì” rất cần thiết.
• ^(ii’) nhập điều kiện thứ nhì.

=> Sau đó bạn chọn OK

1.2. Các “phép” mà hộp thoại Custom AutoFilter hỗ trợ

equals	bằng
does not equal	khác
is greater than	lớn hơn
is greater than or equal to	lớn hơn hoặc bằng
is less than	nhỏ hơn
is less than or equal to	nhỏ hơn hoặc bằng
begins with	bắt đầu với
does not begin with	không bắt đầu với
ends with	kết thúc với
does not end with	không kết thúc với
contains	chứa
does not contain	không chứa

#2. Cách dùng Advanced Filter để lọc dữ liệu nâng cao

Hộp thoại Custom AutoFilter đã hỗ trợ chúng ta lọc dữ liệu với các điều kiện khá phức tạp. mặc khác, nó cũng có một vài Giảm nhất định.

Đó là, trong cùng một cột không thể lọc được với 3 điều kiện. Chẳng hạn bạn muốn lọc ra những môn Nhập môn hoặc Đại số hoặc Giải tích thì hộp thoại này không thể làm được.

Criteria range (Tạo vùng điều kiện) rồi thực hiện lọc sẽ giúp bạn lọc với những điều kiện phức tạp hơn và tất nhiền bao nhiêu điều kiện lọc là tùy bạn.

Để lọc dữ liệu nâng cao bằng Advanced Filter cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo vùng điều kiện
• Bước 2: Thực hiện trích lọc dữ liệu

2.1. Tạo vùng điều kiện

2.1.1. Vùng điều kiện chứa tổng giá trị

Khi tạo vùng điều kiện chứa tổng giá trị cần thỏa mãn các quy tắc sau:

1. Dòng thứ nhất chứa tiêu đề cột liên quan đến điều kiện.
2. Các dòng tiếp theo dùng để mô tả điều kiện. Nếu các điều kiện xảy ra cùng lúc ấy (And) thì nằm trên cùng một dòng, ngược lại thì nằm khác dòng.
3. Vùng điều kiện không được có dòng trống.

2.1.2. Vùng điều kiện chứa công thức dạng biểu thức so sánh.

Khi tạo vùng điều kiện chứa công thức dạng biểu thức so sánh thì cần thỏa mãn các quy tắc sau:

1. Dòng thứ nhất chứa tên khác với tên của tiêu đề cột xuất hiện trong danh hoặc để trống. Tên liên quan đến điều kiện là một lựa chọn tối ưu.
2. Các dòng tiếp theo chứa công thức dạng biểu thức so sánh dùng để mô tả điều kiện (thường chỉ cần một ô)
3. Công thức mô tả điều kiện phải dùng địa chỉ ô của dòng dữ liệu đầu tiên trong danh sách để so sánh.

Chú ý là kết quả của ô chứa công thức khả năng là TRUE hoặc FALSE.

2.2. Thực hiện lọc dữ liệu

+ Bước 1: Nháy chọn một ô bất kì trong danh sách hoặc chọn toàn bộ danh sách.

+ Bước 2: Chọn thẻ Data => trong nhóm Sort & Filter => chọn Advanced.

+ Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, tùy chỉnh các tùy chọn sau:

• Filter the list, in-place kết quả sau khi trích lọc hiển thị ngay trong danh sách.
• Copy to another location kết quả sau khi trích lọc hiển thị tại vị trí khác. Vị trí nào là phụ thuộc vào khai báo của bạn tại Copy to.
• List range chọn toàn bộ danh sách.
• Criteria range chọn vùng điều kiện.
• Copy to vị trí để xuất kết quả trích lọc. Chỉ khả dụng khi Copy to another location được chọn.
• Unique records only loại bỏ các dòng trùng nhau khỏi kết quả.

=> Chọn OK.

#3. Ví dụ minh họa về việc lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter

Cho bảng dữ liệu như hình bên dưới:

Thực hiện các bắt buộc bên dưới bằng cả 2 cách là dùng Text/ Number/ Date Filters và Advanced Filter

• Lọc danh sách các môn Đại số
• Lọc danh sách các môn Giải tích và có điểm (theo thang điểm 10) >=8.5
• Lọc danh sách các môn Đại số hoặc Giải tích
• Lọc danh sách các môn có điểm (theo thang điểm 4) là 4 hoặc 2 hoặc 1

a) Lọc danh sách các môn Đại số

b) Lọc danh sách các môn Giải tích và có điểm (theo thang điểm 10) >=8.5

c) Lọc danh sách các môn “Đại số” hoặc “Giải tích”

d) Lọc danh sách các môn có điểm (theo thang điểm 4) là 4 hoặc 2 hoặc 1

Text Filters	Không thực hiện được
Advanced Filter
Kết quả

#4. Lời kết

Đọc thêm:

Vâng, như vậy là mình đã hướng dẫn chi tiết cách lọc dữ liệu nâng cao trong Excel và kèm ví dụ minh họa cho các bạn dễ hình dung rồi nha.

Độ phức tạp của các điều kiện tính từ thấp đến cao sẽ tương ứng với các tính năng lọc là Filter, Text/ Number/ Date Filters và Advanced Filter. Ở đây các bạn nên linh động với điều kiện nào thì sẽ dùng tính năng lọc nào.

Biết rằng Advanced khả năng thay thế được cho Filter, Text/ Number/ Date Filters nhưng khi điều kiện lọc đơn giản mà dùng Advanced thì sẽ tốn nhiều thời gian hơn và không được tối ưu cho lắm.

Trong cùng một cột thì tính năng:

• Filter chỉ cho phép trích lọc với một điều kiện.
• Text/ Number/ Date cho phép bạn lọc với 2 điều kiện.
• Advanced Filter cho phép bạn lọc với 3, 4, 5, … điều kiện.

Xin chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo nha !

CTV: Nhựt Nguyễn – Hocviencanboxd.edu.vn